巧用项目管理小工具，使会议管理更高效！

“工欲善其事必先利其器”

会议管理说难不难，说简单不简单，“工欲善其事必先利其器”，我们试着运用一些有效的项目管理小工具，使得会议管理更加简洁、高效。

步骤一：运用5W-H工具，发出会议通知

    上述问题过一遍，会议通知的雏形就基本上有了，接下去请示一下主持人和重要与会者的意见，就可以正式发放会议通知了。当然，在以上几个要素不是特别明朗，但我们还是需要召开相关会议时，发出预通知有时候也是一种选择。

步骤二：管理沟通，确保会议出席率

我们通常会使用OUTLOOK来统计出席率，但由于大家使用习惯不同，不能确保所有人都能及时反馈。在这种情况下，会前及时沟通确认出席率是十分重要的，尤其是重要与会者不能出席的情况下，需要尽快授权委托人，使得会议决议的有效。当然，我们也可以使用便捷的短信或微信平台来起到加强提醒的作用。

除了与重要与会者加强沟通外，与主持人和汇报人的沟通也必不可少。与主持人沟通，是要确保会前议程的准确性；与汇报人沟通，是确保会议资料的完备性和可视化。

但凡事有风险，即使会前有过沟通确认，并不能保证重要与会者都记得参与会议。在正式会议开始前，再行最终确认，不至于在会议开始后变得手忙脚乱。

步骤三：加强会中管理，确保会议有效

对于会议组织者来说，会中的管理，才是真正的考验。

首先，需要确保会议议程的流程化，汇报人能尽量按照议程进行汇报，并进行时间控制。这少不了会前的沟通管理、演练和播放设备的实地测试；

其次，除非特殊情况，每次会议都必须要有SMART（具体、可衡量、可达成、有时间限制的、相关的）决议，这样才能说这个会议是真正有效的。如果会议决议迟迟不能达成一致或无法形成决议，那从一定程度上来说，会前的沟通和准备是相对不充分的。

最后，任何会议就像项目而言，都会有不确定性，所以会议管理是有风险的，需要会议组织者在现场临时应变和应对。

步骤四：加强决议管理，确保跟踪到位

会议不是开完就结束了，有很多重要与会者布置的内容需要后续跟踪，以确保会议落到实处。这就需要公司建立一套行之有效的会议决议跟踪的机制，形成PDCA的闭环，才能更大程度上发挥出会议应有的成效。

本文来自于艾威培训

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