项目管理在公司年会中的应用-PMP学友会年刊

项目管理在公司年会中的应用

上海新傲科技股份有限公司--王文宇

    如果把年会视作一个项目的话，我们可以尝试着按照项目管理的五大过程组来分。
    已经是第二年主持公司的年会了，一回生二回熟、三回四回肉贴肉，两年下来，对公司年会的大部分过程还是有一定的了解。可以按照项目管理的方式进行一些简单的回顾分析。
   
年会的启动 
既然启动，那就需要有类似的章程，本届年会的Kick off会议上，领导没有特别的指示，根据以往的惯例，即以往的历史经验教训，前半段各项颁奖仪式的时候主题严肃，不出差错；后半段节目环节，不加限制，只 要轻松愉快！年会的主要目的就是营造积极向上的公司氛围，提供各级员工一个交流的平台，进而可以一定程度上加强团队建设。
    年会相关的干系人主要是：年会工作人员（包括各部门负责人，以及演职人员），承包商（现场效果承包商以及餐厅晚宴承包商），公司管理会议领导，一般观众（同时也是晚宴的参与者）
   

年会的规划
    项目管理计划，即年会管理方式，主要是通过：部门负责人代表定期开会沟通，各部门负责人向项目负责人各自汇报进度，主持人例会。各干系人的需求，其实也就 是客户的需求（这里的客户主要是两大类，管理层领导以及参加年会的各级同事），领导这边主要是期望各项颁奖能够晚会节目能在去年的基础上有所提高，且不出 重大差错，能给予一年到头工作的员工以放松，加强各部门的交流沟通，促进团队合作。据此，项目的范围即包含各颁奖仪式、节目汇演以及晚餐晚宴三大块。
    细化项目范围，即是确定项目团队成员和细化具体工作包的过程。
各种成本的主要估算包括，年会场地及布置费用、年会的用餐费用、年会音响灯光等费用、各类奖品费用、现场食品及饮料费用、工作人员奖励费用。
    可能存在的风险，包括：由于演职人员自身调整或者领导审核指示导致的节目内容顺序上的变更，年会现场器材的失效，现场演职人员出现的意外，现场各种突发状况，公司生产经营情况变化导致年会更改日期。
最终绩效的考核计划，三大过程（颁奖、演出、晚餐）顺利完成，且各级领导、员工无负面反馈。

年会的执行
    按照计划执行，尤其注意各种变更信息，及时追踪反馈跟进，及时修改计划，及时反馈到相应的团队成员那边，沟通的方式包括：邮件沟通，即时通讯工具，双向面对面以及电话沟通，会议沟通。
    年会的监控过程
    需要进行的监控过程，排演及训练过程中，监控各个节目的长短是否在合理要求，尤其是小品语言类节目；监控主持稿是否符合流程要求，即使反馈修改；排练中监 控魔术表演的可能的风险，并及时调整主持风格。制定现场的应急计划，比如说发生意外的临时游戏以及临时节目顺序的调整。监控年会时间进度控制，确保与设定 的结束时间比较接近，不影响之后的就餐时间以及领导的其他计划。

    年会收尾过程
    收尾过程中，需要根据当天现场的执行效果确立与供应商的执行情况，确认已经完成工作符合要求，进行合同收尾，比如，当天有节目在彩排过程中音频正常，但是 在正式汇演过程中电吉他的音频线及备用线都失灵，需要对供应商的服务做出正确的评价。进行年会总结会，总结本次年会中正负面的经验.结束语
    虽说，公司年会作为一个项目，持续时间断断续续只有大概二个月的时间，其中包括kick off会议，节目的酝酿及确认，会场及日期的确立，到最终的执行，但是各个环节还是能体现的PMP项目管理的精髓，从项目管理的角度来看公司年会，我们的 最高领导人有句名言：空谈误国，实干兴邦……项目管理，毕竟是一门在实践中出真知的学问。
   
本文转载于2012年PMP学友会年刊
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