项目虚拟团队建设心得浅述

发布时间：2014.01.08

瓦卢瑞克：姚思熠，PM

      伴随着国际贸易、跨国公司、全球金融体系的发展，跨国合作成为一种普遍的趋势，跨国项目被越来越多地引入各行各业。同时虚拟团队作为一种新型的工作组织形式就此诞生。
      虚拟团队由一些跨地区、跨组织的、通过通讯和信息技术的联结、试图完成组织共同任务的成员组成。虚拟团队作为一个人员群 体，虽然成员们分散于不同的时间、空间和组织边界，但他们一起工作完成任务。狭义上说，虚拟团队仅仅存在于虚拟的网络世界中；广义来说，虚拟团队早已应用 在真实的团队建设世界里。
      虚拟团队与传统的组织形式相比，具有一些较为明显的优势，这也是它能够发展至今并在将来又不断壮大之势的根本原因所在。
      首先，资源优势，或者可以说人才的优势。现代通信与信息技术拉近了世界各地人与人之间的距离，企业组织可以动态聚集和利用世界各地的人才，其中最重要的是一些很难招聘到的专业人才。如我们项目中具有曾经在国外成功实施系统经验的技术专家以及国外专业接口设计人员。
      第二，信息优势，产品先进性优势。团队成员来源区域广，能够充分获得各地的产品信息资源，为保持产品先进性奠定了基础；并能及时反映顾客需求，有助于尽快设计开发顾客需求的产品。
      第三，竞争优势，互补优势。虚拟团队成员各自拥有某个单项的特长，大家聚集在一起势必形成激烈的竞争、充分的互补，这有利 于众多不同渠道的零散知识得到整合和应用。第四，一定的成本优势。虚拟团队打破了组织的界限，使得组织可以大大利用外部资源，从而精简机构，减轻内部人工 成本。一些不必要的开销如为聚集开会而支付的餐旅费、安置员工的费用等将得到减少。
作为一个数年前刚走出大学校门的职场新人，一年前有幸进入项目管理领域；而参与的第一个项目便是一个跨国项目，项目成果是一款企业个性化IT应用软件。参与人员涉足中国、德国、法国三个国家。在项目进程中经历了监控过程组和收尾过程组。参与过程中与欧洲同事以及供应商有着较为频繁的联系，所以对于虚拟团队，我觉得自己还是有一些东西可以拿出来进行分享的。有几大因素制约着虚拟团队的成功。
       我认为，第一点是沟通。PMBOK的理念也视沟通为 项目进程中重要的一环，项目经理绝大多数时间都花在与团队成员和其他干系人的沟通上。有效的沟通在项目干系人之间架起一座桥梁，尤其是在虚拟团队中，它把 具有不同文化背景和组织背景、不同技能水平、不同观点和利益的各类干系人联系起来，促进这些干系人对项目产生良性引导，已达到项目顺利进展的目的。
      在我们的这个项目中，项目经理来自法国，而团队成员和客户都来自于中国，此外还有德国的技术团队作为支持。于是在中、法、 德三国之见架构起沟通桥梁便成为了必须要完成的工作。沟通需要克服两方面的障碍。首先是空间障碍。由于虚拟团队成员之间的跨组织性、跨地域性的沟通障碍， 从而使得虚拟团队沟通有着很强的不确定性。
      因此虚拟团队应该综合运动多样化的通信技术，利用多样化的沟通手段来适应不同刚工作行者和工作目标的需要，例如电话会议能 把分散在各地的团队成员拉到一起，邮件通讯能详细叙述细节，而国际长途可以简单方便直接地联系到相应干系人等等。必要时可适时地安排团队成员之间面对面交 流，如团队成立之初，或是出现协调困难时，增加非正式沟通。然后是文化障碍。虚拟团队成员身处不同地域，具有不同的文化背景、宗教传统、风俗习惯等，很容 易导致信息失真。
      所以在团队建立之初就应该尽量让每个团队成员了解团队的宗旨和目标，并将其视为每一个团队成员的奋斗目标。经常与团队成员沟通团队当前的运行状况，当发现团队成员对目标的理解有较大偏差时，及时自我检查并纠正，协调组织目标的冲突。
      第二点我认为是信任问题。信任问题在虚拟团队里是具有挑战性的工作。由于虚拟团队成员之间常常没有机会在一起面对面地相互了解和认识，彼此间建立牢 固信任感的难度比较大。有关研究表明，虚拟团队的信任水平和团队的绩效之间存在着很重要的关系。一般来说对彼此工作成绩的尊重往往会形成虚拟团队中最初的 信任感。比如阶段性地总结阶段工作成绩，团队内部公开化可以起到一定的作用。
      建立信任感最好的办法是从信任别人开始，为别人做出榜样，尤其是项目经理，当团队成员感受到你信任他们时，他们才会比较容 易信任你。团队成员一般以技术型员工居多，成员之间主要是一种平等的工作协调关系。因此让全体成员共同参与团队目标、制度制定的研讨会是十分适宜的，可以 说让每一个成员真正参与到团队管理过程中是培养信任的摇篮。
      第三是有效的激励与有控制的授权机制。在给予充分信任的同时，必须保证个体目标和整体团队目标的一致，这就要求把信任和契约联系在一起，以契约的形式明确团队 成员的权利、义务责任等。另外深入研究成员的需要，构建有效的激励机制，企业应为团队的顺利运行制定一个完善的奖励体系。如提供挑战性的工作、给予丰厚的 回报、组织跨地域学习、交流。激励框架要有对团队内部协调性的刺激，通过把个人收益和团队业绩结合起来，促使成员更加努力工作，创造更好的绩效。
      虚拟团队有助于降低生产成本、提高解决问题的能力，赢得竞争优势；然后它的跨组织性、跨地域性等特征，使得它比起传统团队面临更多的困难与挑战。这种虚拟的组织形式的出现将促进组织结构扁平化，以及引进组织人才观念的变革，同时也对当代项目管理、组织管理提出新的要求。

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